当我们需要将纸质通知、手写审批单、高校历史档案等材料转化为可编辑、易检索的电子文档时，如何利用数字化手段替代传统手动录入，从而提升归档与查找的效率呢？

核心技术：通过光学字符识别(Optical Character Recognition，简称 OCR)功能识别印刷体或电子版汉字，识别方式包括通过扫描仪的硬件方式和通过软件工具的软件方式。

一.基于WPS AI  OCR功能的纸质档案数字化整理方案

推荐AI工具：WPS AI（OCR功能）

1.材料准备与扫描

将纸质材料通过扫描仪或高清晰度手机拍照，保存为JPG/PNG/PDF格式，确保文字尽量清晰、少遮挡。

如材料为多页，建议按顺序命名（如“档案_01”“通知_202405”），方便后续整理。

2.使用WPS AI进行OCR文字识别

打开WPS Office（需支持AI版本），进入“工具箱”或“AI功能”菜单，选择 “图片转文字” 或 “PDF转Word/Excel”。

上传扫描件或照片，WPS AI将自动识别图中文字。可勾选“保留原排版”或“纯文本输出”，按需选择生成 “Word”（适用于通知、档案）或“Excel”（适用于表格类审批单）。

3.校对与格式调整

识别后仔细核对转化内容，尤其注意数字、日期、手写体等易错部分。WPS AI支持框选修改，可直接在生成文档中修订。

若部分内容识别不理想，可借助“天若OCR”等局部识别工具对个别段落进行补录。

4.分类存档与检索设置

将整理好的Word/Excel文件按类别、年份等重命名，存入统一文件夹或云端共享平台。

在WPS中可使用“文档标签”或“摘要关键词”功能为文件添加标记，后续通过搜索关键词快速定位。

5.自动化流程提示（进阶）

若需批量处理，可尝试WPS的“批量转换”功能，或使用在线工具如“Convertio ”进行格式统一转化。

提示：

重要档案建议生成“PDF”格式长期保存，并备份至多个存储位置。

若材料涉及复杂表格或特殊符号，可先用WPS AI转换为基础版式，再手动微调。

二.日常社交软件便捷转换

新版腾讯QQ的聊天窗口也增加了文字识别工具，可使用“屏幕识图” 命令来识别文字。腾讯QQ屏幕识图菜单如图所示，当在上图窗格中选定了识别的区域，QQ就能迅速介别出对应的文字并呈现在下图窗格中。

若需将打印的纸质汉字通过光学识别转化为数字化文字，可以借助扫描仪等工具。扫描仪的光学识别属于硬件工具的光学识别，识别率高，对于宋体、楷体等常用字体的纸质汉字，其识别率接近 100%。在操作时，把需要识别的文字纸面向下平放在扫描板上，并盖好盖板，识别出来的文字会自动传输到与扫描仪相连的计算机上，并保存在默认路径下的写字板中。

对于一些 PDF 格式或者图片格式的电子版字符，可以通过软件的形式达到光学识别的目的。专门的 OCR 软件功能全面、强大，能够批量识别文字，以及识别各种不同格式的文字，甚至包括手写的文字，比如迅捷 OCR 文字识别、转易侠扫描王、闪电图片文字识别软件、风云文字识别等 OCR 软件。